In verband met het organiseren, faciliteren en uitvoeren van de activiteiten van Stichting Kite4Life, worden door ons verschillende persoonsgegevens verwerkt. Wij vinden het belangrijk dat het verwerken van die persoonsgegevens op een rechtmatige, zorgvuldige, veilige en vertrouwelijke manier plaatsvindt. Ook willen we duidelijk en transparant zijn over wat we wel en niet met jouw persoonsgegevens doen. In deze Privacy Verklaring kun je daarom nalezen welke persoonsgegevens Stichting Kite4Life verwerkt en waarom wij dat doen. We geven uitleg over de toepasselijke wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden. Ook kun je bekijken welke rechten jij hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens en hoe je deze rechten kunt uitoefenen.
Wetgeving
Persoonsgegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens) De AVG is in Nederland sinds 25 mei 2018 van toepassing en heeft de tot dan toe geldende Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangen.
Verantwoordelijke
Stichting Kite4Life is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dit houdt in dat het bestuur van Stichting Kite4Life beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke manier en met welke middelen. Stichting Kite4Life is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Stichting Kite4Life verwerkt onder meer de naam, adres en woonplaatsgegevens van alle deelnemers en vrijwilligers. Er wordt aanvullende daarop ook informatie gevraagd in verband met de veiligheid, bijvoorbeeld over vaardigheden, zoals zwemdiploma’s en over reeds opgedane kite ervaring. Behalve van onze deelnemers (en hun ouders/voogden) en van onze vrijwilligers, verwerken wij ook in beperktere mate gegevens van de kiteinstructeurs van de kitescholen waarmee wij samenwerken en die worden ingepland voor activiteiten.
Bijzondere categorieën persoonsgegevens
Binnen Stichting Kite4Life worden ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt, namelijk gegevens over gezondheid. Dit gaat om de relevante en voor het goede en veilige verloop van de activiteiten noodzakelijke informatie over de fysieke en/of mentale beperking van de deelnemer en van belang zijnde informatie over medicatie. Stichting Kite4Life gebruikt verder de persoonsgegevens over gezondheid van de deelnemers in geanonimiseerde en gepseudonimiseerde vorm om onderzoek te doen naar het effect van kiteboarden op onder andere de kwaliteit van leven. Dit zijn uitsluitend gegevens die deelnemers zelf aan ons verstrekken.Persoonsgegevens over de gezondheid van de deelnemers verwerken wij alleen nadat hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven. De toestemming voor kinderen wordt schriftelijk gegeven door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt voor het kind, oftewel een wettelijk vertegenwoordiger (ouder of voogd). Zoals bij Externe Ontvangers ook staat zullen we voor onderzoek (naar het effect van het kiteboarden op de kwaliteit van leven en het zelfvertrouwen van de deelnemers) werken met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data en worden er géén persoonsgegevens verstrekt aan externe onderzoekers. Eventuele (wetenschappelijke) publicaties hierover zullen géén persoonsgegevens bevatten.
Aanvullende informatie n.a.v. (telefoon)gesprekken
Het kan zijn dat je tijdens activiteiten van Stichting Kite4Life (intakegesprek, lesdagen) of op andere momenten (telefonisch) informatie verstrekt die wij relevant achten voor de goede en veilige uitvoer van de kitelessen, bijvoorbeeld aanvullende informatie over de gezondheid van een deelnemer. Indien deze informatie relevant is voor de uitvoer van het project, zullen wij een notitie van deze informatie maken in onze administratie. Mocht je niet willen dat er aantekeningen van je (telefoon)gesprek met ons bewaard worden, geef dit dan expliciet aan in het telefoongesprek. We nemen onze (telefoon)gesprekken nooit op.
Register van verwerkingsactiviteiten
Op grond van artikel 30 van de AVG houdt Stichting Kite4Life een Register bij van alle verwerkingsactiviteiten die onder onze verwerkersverantwoordelijkheid plaatsvinden.
Beveiliging persoonsgegevens
Artikel 32 van de AVG verplicht ons om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De omvang van de getroffen maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de beperkte risico’s van de verwerking en de aard van de gegevens en voor zover dit met de actuele stand van de techniek met evenredige inspanning en tegen redelijke kosten mogelijk is. We maken gebruik van reguliere ICTmiddelen
met toegangscontrole tot bestanden en mappen via gebruikersnaam en wachtwoord. Verzamelde data wordt in WordPress opgeslagen die op de servers van onze website provider (aim.nu) draait. Deze voldoen aan de AVG normen. Tevens werken we met beveiligde servercommunicatie (HTTPS/SSL).
Doel van de verwerking
Alle persoonsgegevens die Stichting Kite4Life verwerkt zijn van belang voor de goede organisatie en uitvoering van de activiteiten van de stichting. Het goed organiseren en een goed en veilig verloop van de kitelessen staat hierbij altijd voorop. Hiertoe ontvangen vrijwilligers en kitescholen bijvoorbeeld beknopte informatie over de deelnemers in hun team, zodat zij de deelnemers een zo positief en veilig mogelijke (kite)ervaring kunnen bieden. Het communiceren over bestuursaangelegenheden en over de organisatie, het bekend stellen en praktische uitvoering van activiteiten van Stichting Kite4Life via b.v. sociale media of via een email nieuwsbrief is onderdeel van dit doel. Stichting Kite4Life voert in samenwerking met een team van specialisten ook onderzoek uit naar het effect van het kiteboarden op onder andere de kwaliteit van leven van de deelnemers. Voor dit onderzoek worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd (voor gebruik binnen Stichting Kite4Life) of geanonimiseerd (voor extern gebruik) verwerkt, zodat de data voor externe personen niet meer herleidbaar is tot individuele personen.
Grondslag van de verwerking
Stichting Kite4Life moet het verwerken van persoonsgegevens kunnen baseren op een van de wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de AVG. De primaire rechtmatige grondslag is artikel 6 lid 1 onder b AVG, de verwerking persoonsgegevens is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst (cq de deelnemers- en de vrijwilligersovereenkomst). De secundaire rechtmatige grondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG, de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk ter behartiging van gerechtvaardigde belangen (cq. communiceren over bestuursaangelegenheden en over de organisatie, promotie en praktische uitvoering van activiteiten en uitvoering van effectonderzoek). De grondslag voor het op rechtmatige wijze verwerken van bijzondere persoonsgegevens over gezondheid van de deelnemers is artikel 6 lid 1 onder a AVG, de betrokkene (of diens wettelijke vertegenwoordiger) heeft vooraf uitdrukkelijke toestemming hiervoor gegeven.
Intern beheer
We hanteren een zorgvuldig en proportioneel toegangs- en autorisatiebeleid. Slechts een beperkt aantal medewerkers van Stichting Kite4Life heeft rechtstreeks toegang tot in de bestanden opgenomen persoonsgegevens. Overige medewerkers van Stichting Kite4Life krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij voor de uitvoering van hun eigen taak nodig hebben. Bij het inplannen van de activiteiten bijvoorbeeld ontvangen de vrijwilligers en instructeurs alleen de voornamen, portretfoto’s en eventueel de benodigde nadere toelichting over deelnemers van hun eigen team. Relevante gegevens over gezondheid (zoals medicijngebruik) van de deelnemers worden alleen beschikbaar gesteld aan de vrijwilligers en instructeurs voor zover dit voor het goede en veilige verloop van de kitelessen voor hen strikt noodzakelijk is. Deelnemers ontvangen enkel de voornamen van de overige deelnemers en vrijwilligers in hun team, waaronder hun individuele begeleider. Een deelnemer kan desgewenst op website een foto raadplegen zodat hij of zij weet hoe zijn begeleider eruit ziet.
Externe ontvangers
Persoonsgegevens worden alleen verstrekt en gedeeld met anderen buiten het Stichting Kite4Life voor zover dat relevant noodzakelijk is met het oog op de verwerkingsdoelen van Stichting Kite4Life. We delen voor het inplannen van de lessen bijvoorbeeld (voor)namen van deelnemers en vrijwilligers met de kitescholen waarmee wij samenwerken. Wij verstrekken in beginsel nooit persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Wanneer in de toekomst gegevens voor een nieuw of afwijkend doel gebruikt zouden worden dan zal hiervoor voorafgaand toestemming worden gevraagd aan de betrokkenen. In verband met het onderzoek naar het effect van het kiteboarden op de kwaliteit van leven en het zelfvertrouwen van de deelnemers wordt gewerkt met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data en worden géén persoonsgegevens verstrekt aan externe onderzoekers. Eventuele (wetenschappelijke) publicaties hierover zullen géén persoonsgegevens bevatten.
Website en Sociale media
Stichting Kite4Life heeft een eigen website, Facebookpagina, een Instagram account, Linkedinpagina en een Twitter account. Hierop worden berichten en foto’s geplaatst van activiteiten waarbij personen herkenbaar in beeld kunnen zijn. Indien redelijkerwijze mogelijk vragen wij op de foto’s afgebeelde personen (of diens wettelijke vertegenwoordiger) toestemming voor het maken van foto’s. Ons beleid is er in beginsel op gericht om te voorkomen dat personen direct herkenbaar en herleidbaar zijn. Wij gebruiken op sociale media daarom zoveel mogelijk alleen voornamen en maken geen gebruik van gezichtsherkenningstechnieken om personen op foto’s te ‘taggen’ en te koppelen aan bestaande sociale media profielen. Mocht je op onze website of social media accounts beeldmateriaal aantreffen waarop jij of jouw kind herkenbaar in beeld is die je liever verwijderd zou willen hebben, neem dan gerust contact met ons op (zie Contact). Personen die aanwezig zijn bij activiteiten als deelnemer, begeleider, vrijwilliger of omstander kunnen zelf ook foto’s maken of openbaar geplaatste foto’s vanaf de website of de Facebookpagina of Instagram account van Stichting Kite4Life kopiëren en verder verspreiden via hun eigen sociale media en –netwerksites. Hiervoor draagt Stichting Kite4Life geen verantwoordelijkheid. Wel vragen wij onze instructeurs, vrijwilligers en (ouders van) deelnemers via onze spelregels/huisregels om de privacy van andere aanwezigen bij de lessen in acht te nemen bij het maken en verspreiden van eigen foto’s. Op bezoekers en volgers van onze sociale media kanalen zijn de door de aanbieders van deze diensten gestelde voorwaarden op het gebied van privacy en aansprakelijkheid van toepassing.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Stichting Kite4Life bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG). De bewaartermijnen verschillen per soort verwerking en doel. De gegevens van onze deelnemers die hebben deelgenomen aan kitelessen bewaren wij standaard tot 2 jaar na de laatste inschrijfdatum of deelname. Als een deelnemer na 2 jaar opnieuw meedoet zal hij dus alle informatie opnieuw moeten opgeven. Uitgezonderd zijn gegevens waarop een minimale wettelijke bewaartermijn van toepassing is die langer is dan 2 jaar. Bijvoorbeeld: financiële- of betalingsgegevens in het kader van donaties/sponsoren of declaraties, waarop een fiscale verplichting van toepassing is, deze worden op grond van een wettelijke plicht 7 jaar bewaard.
Jouw privacyrechten
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens en jouw rechten zijn te vinden op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Je hebt recht op inzage in de over jou verwerkte persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Als je wilt weten welke persoonsgegevens Stichting Kite4Life over jou verwerkt, dan kun je zo’n verzoek indienen (zie Contact).
Contact
Heb je vragen of wil je weten welke persoonsgegevens Stichting Kite4Life over jou verwerkt? Neem dan contact op via info@kite4lifefoundation.org
Vaststellingsdatum
Deze privacyverklaring is vastgesteld op: 15 maart 2019
Versiebeheer
Versienummer: 0.1
Versiedatum: 0.1 15-03-2019
Opmerkingen: Eerste concept BS
